Conceptos generales, barra de herramientas, vistas, sangrías, tabuladores y márgenes

WORD 2007 (I)

          

PRINCIPIOS BÁSICOS

El programa Word es el procesador de texto de Microsoft Office, que nos permite la elaboración de diferentes tipos de documentos, dentro del ambiente grafico de Windows 9x/Me/2000/NT/XP/Vista.

El procesador de texto tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su edición y manipulación (tipos de letra, inserciones, márgenes, etc.), además de otras funciones como: tratamientos gráficos, gestión de archivos, definición de características de impresión, diccionarios ortográficos y de sinónimos para la corrección de textos, etc.

El funcionamiento consiste en escribir el texto en pantalla y luego aplicar las funciones. Este procedimiento genera ventajas tales como:

  • Posible rectificación de errores sin afectar al resto del escrito.
  • Inserción de frases, palabras, párrafos, etc., sin borrar la escrito anteriormente.
  • Encuadre del texto dentro de los márgenes que se especifiquen.
  • Ayuda a la corrección semántica y ortográfica.
  • Incorporación de palabras a un diccionario para personalizarlo.
  • Posibilidad de enviar la misma carta a diferentes personas de forma personalizada (carta modelo).
  • Empleo de abreviaturas que el programa puede reemplazar automáticamente
  • (autocorrección).

Iniciar Word

Word se puede iniciar de las maneras siguientes:

  • Ir al menú de Inicio > Todos los programas > seleccionar Microsoft Office Word
  • Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
  • En el menú inicio dar clic sobre el botón de Microsoft Office Word.

Recuerda que la pantalla de Inicio dependerá de la versión que se esté utilizando ya que en el caso de Windows 2007 (Vista) la pantalla es como la que se muestra a continuación.

La ventana principal de Word se puede dividir en los siguientes elementos:

  • La Banda de opciones. Desde aquí se pueden ejecutar todos los comandos de Word 2007.
  • Punto de inserción. Muestra el lugar donde aparecerá el texto que se escribe.
  • Barras de herramientas y Botón Office. Cuenta con una Barra de herramientas de acceso rápido y el botón Office que es el equivalente a lo que era antes el menú Archivo.
  • Regla. Permite establecer tabulaciones, sangrías y márgenes.
  • Barras de desplazamiento. Permiten el movimiento a través del largo y ancho del documento.
  • Barra de estado. Muestra detalles del documento tales como, por ejemplo, el número total de páginas y las vistas

Barra de herramientas.

Word muestra diferentes comandos que nos permiten un rápido acceso a diferentes comandos, tales como Guardar, Abrir, Vista previa y más, que podemos personalizar.

Regla

La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías, así como ajustar el ancho de las columnas periodísticas. En la regla se muestran las tabulaciones y las sangrías aplicables al párrafo donde se encuentra el punto de inserción. Para ello, la regla cuenta con los siguientes elementos:

Indicador de margen izquierdo, marcador de sangría izquierda, marcador de sangría de primera línea, marcador de sangría derecha y margen derecho.

La regla puede o no estar visible; cuando la regla no se encuentra visible, el espacio que ocupa el documento aumenta. Para indicar si se quiere visualizar o no la regla iremos a la banda Vista yen el grupo Mostrar u Ocultar, aparecerá la opción Regla.

Barra de estado

La barra de estado contiene información sobre el texto que está en pantalla, indicando: número de página correspondiente a la numeración fijada y número de página real respecto al total de las que tiene el documento. También muestra las diferentes vistas que tiene un documento y la barra de Zoom con la cual podemos agrandar o reducir el tamaño del contenido del documento. Si queremos que la Barra de estado nos muestre más datos, se da clic con botón derecho sobre cualquier punto de la Barra y del menú contextual resultante activamos las opciones.

Formas de ver un documento de Word

Word permite ver un documento de diferentes formas, lo cual no quiere decir que el contenido o las opciones del mismo se vean alteradas, sino simplemente su forma de presentación al usuario. Esto dependerá de la tarea que esté realizando.

Diseño de impresión

Trabaja con la vista Diseño de impresión para ver la colocación de texto, gráficos y otros elementos en la página impresa.

Diseño Web

Trabaja en la vista Diseño Web cuando esté creando una página Web o un documento que ve en la pantalla.

Esquema

Trabaja en la vista Esquema para ver la estructura de un documento y mover, copiar y reorganizar texto arrastrando títulos.

Pantalla completa

En este modo, Word quita los elementos de la pantalla que puedan distraer la atención como, por ejemplo, las barras de herramientas y las barras de desplazamiento.

Vista preliminar

En la Vista preliminar, se pueden mostrar varias páginas de un documento en tamaño reducido. En esta vista pueden verse los saltos de página, el texto oculto y las marcas de agua, y puede modificarse el documento o cambiar su formato antes de imprimirlo.

Borrador

Muestra el documento como borrador para realizar cambios. Algunos elementos del documento no serán visibles.

Crear un Documento

Al comenzar a trabajar con Word, automáticamente se genera un documento en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello se puede realizar una de estas dos acciones:

  • Se pulsa en el Botón Office y luego en el icono Nuevo
  • Ir a la Barra de herramientas de acceso rápido y dar clic sobre el icono Nuevo

Se elige entre las diferentes opciones: En blanco y reciente, Plantillas instaladas, Mis Plantillas o también podemos elegir Microsoft Office Online, elegimos el tipo de opción que mejor se adapte al documento que se va ha realizar. La selección de la carpeta tiene importancia ya que con cada carpeta se incluye el texto y el formato adecuado para un tipo específico de documento.

En el caso más común, que es la realización de un documento, se selecciona Documento en blanco y se pulsa Crear.

Abrir un Documento

Para recuperar un documento ya creado, podemos hacer lo siguiente:

  • Pulsar en el Botón Office y elegir el botón Abrir
  • Ir a la Barra de herramientas de acceso rápido y dar clic sobre el icono Abrir

Aparecerá un cuadro de diálogo donde nos muestra:

a) Nombre de la carpeta donde está el archivo.

b) Nombre del archivo a recuperar.

c) Tipo del archivo a recuperar. Word permite abrir documentos de otras aplicaciones como WordPerfect o Word 6.0 entre otras. En forma predeterminada aparece Todos los archivos (*.*).

Existe otra forma de recuperar un documento anterior. En el menú que se muestra al dar clic sobre el botón de Office aparece una lista con los últimos documentos con los que se ha trabajado. Para abrir cualquiera de ellos basta con pulsar sobre él. La longitud de la lista se puede configurar.

Guardar un Documento

Para almacenar el documento con el que estamos trabajando, y así recuperarlo posteriormente y realizar modificaciones, podemos hacer lo siguiente:

  • Se pulsa el botón Guardar que aparece dando clic sobre el Botón Office
  • Ir a la Barra de herramientas de acceso rápido y dar clic sobre el icono Guardar

Si es la primera vez que se guarda el documento, debemos determinar si el documento lo guardamos con el formato preestablecido para Word 2007 y que tiene la extensión .docx o si es que lo queremos guardar con otro formato que sea compatible con versiones anteriores a 2007. De ser así, elegimos la opción Guardar como y de lista que aparece elegimos el formto en el que será guardado. Aún siendo la primera vez que guardamos el documento, si damos clic sobre Guardar, aparecerá el cuadro de diálogo en el que también podemos elegir el formato con el que será guardado el documento.

 

Aquí podemos apreciar el cuadro de diálogo, que aparece con Guardar como, o con Guardar cuando es la primera vez.

Las siguientes veces que se guarde ese documento, el proceso se realizará de forma automática, ya que no será necesario especificarle el nombre del archivo.

Para almacenar el documento con otro nombre o en otro lugar, se elige la opción Guardar como del Botón Office y aparecerá el cuadro de diálogo anterior.  

 

 

Menú principal de Word

A continuación se describen las principales acciones que se pueden realizar con Word. Es importante mencionar que las opciones de los Menús activan diferentes submenús, de acuerdo con el tratamiento que se le esté dando al documento.

Banda de opciones de Word

Banda de opciones
Acciones Principales
Inicio Fuentes, Viñetas, Listas, Sangrías, Bordes, Interlineado; Buscar, Reemplazar, Seleccionar, Alineación de texto, Copiar, Cortar, Pegar, Copiar formato, Portapapeles
Insertar Portada, Tablas, Imagenes (desde un archivo), Imágenes prediseñadas, Formas, Gráfico, Cuadros de texto, Word Art, Números de página, Encabezado, Pie de página, Ecuación Símbolo, Letra capital, Página en blanco, Salto de página, Vínculos.
Diseño de página Temas, Márgenes, Orientación, Tamaño de la hoja, Columnas, Orientación de la hoja, Tamaño de la hoja, Saltos de página y Saltos de sección, Números de línea, Guiones (separa sílabas), Marca de agua (en el cuerpo de la página), Color de la página, Bordes de la página, Sangría, Espaciado, Organizar (Agrupar, Girar, Alinear, Ajuste de texto)
Referencias Tabla de contenido, Nota al pie, Nota al final, Insertar cita, Administrar fuentes, Insertar tabla de ilustraciones, Insertar referencias cruzadas, marcar entrada de índice, Insertar índice.
Correspondencia Crear sobres y etiquetas, Iniciar Combinación de correspondencia con selección y edición de destinatarios, inserción de campos y Combinación final.
Revisar Ortografía y Gramática, Sinónimos y Traducción, Nuevo comentario, Control de cambios (en el documento), Globos, Control de cambios, Comparar documentos, Proteger documento.
Vista Diseño de impresión, Lectura pantalla completa, Vista diseño Web, Vista Esquema, Vista Borrador, Muestra la regla, Muestra la cuadrícula, Muestra el mapa del documento y las vistas en miniatura, Zoom en una o dos páginas, Abre nueva ventana, Divide una ventana, Organiza, Cambia ventana, Macros.
WWW.ITHINKWEB.COM.MX

Sangrías,  tabulaciones y márgenes.

Las Sangrías se utilizan para modificar el márgen de un párrafo individual, una línea o una porción de texto.

Podemos establecer las sangrías necesarias al texto y esto lo podemos hacer por medio de la ficha Diseño de página, grupo Párrafo, y la ficha Sangría; ya sea que se establezca para algún párrafo en particular o para todo el documento.

La regla de Word horizontal tiene dos marcadores; el primero de ellos que se encuentra a la izquierda que contiene un marcador en la parte superior que señala la sangría de la primera línea en 1.25 cm. y otro en la parte inferior que nos marca la sangría del resto del texto Al lado derecho de la regla se encuentra el otro marcador que nos marca la sangría derecha

Al oprimir TAB establecemos la sangría a la primera línea que es de 1.5 en forma predeterminada. Manualmente establecemos las sangrías simplemente arrastrando con el botón izquierdo del ratón las marcas correspondientes hasta la distancia deseada. Cuando se trata de un párrafo debemos seleccionar éste antes de hacer los cambios.

Para aplicar Sangría a un párrafo completo podemos usar la barra de herramientas, y, para disminuir y aumentar una sangría utilizamos los iconos:

 

Para establecer las sangrías en la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a continuación, haga clic en la ficha Sangría y espaciado

Establecemos el tipo de sangría, ya sea izquierda o derecha y en la caja Especial podemos elegir la sangría si es de Primera línea o Francesa.

            Otra forma de establecer sangrías de Primera línea o Francesa es dando clic sobre la posición deseada sobre la regla. Para lograr lo anterior hacemos lo siguiente:

1. Hacer clic consecutivamente sobre el recuadro superior izquierdo que está precisamente al final de la regla horizontal hasta que aparezca el icono de la sangría de Primera línea o Francesa.

2. Hacer clic sobre la regla en la distancia que deseamos establecer la sangría.

Nota: La sangría Francesa pone sangrías a todas las líneas de un párrafo excepto a la primera. Primera línea distingue un nuevo párrafo del anterior. Por defecto es 1.5 pero en la caja Sangría podemos establecer otra medida.

En la figura anterior encontramos las cajas Espaciado e Interlineado. El Espaciado se refiere al espacio que se le puede dar antes y después de un párrafo o línea. Cuando copiamos texto de la Web es común que el espaciado esté establecido en Automático, y para dejarlo en un espaciado sencillo debemos ponerlo en 0 (cero). El Interlineado se refiere al espacio que podemos establecer entre línea y línea.

Establecer y Eliminar Tabulaciones

Los “altos” que se dan durante la escritura y que son útiles para alinear texto en forma columnar, se les conoce como Tabuladores.

Las tabulaciones vienen preestablecidas a intervalos de 1,25 cm a partir del margen izquierdo. Basta con presionar Tab para mover el punto de inserción a la siguiente tabulación, es decir, mover el punto de inserción 1,25 cm a la derecha. La primera línea del texto quedará alineada con respecto a la tabulación. Si se desea establecer una tabulación en una posición concreta, o cambiar la alineación del texto respecto a la tabulación, se puede usar la regla.

Es posible tener dentro de un documento más de una tabulación y aplicar cada una de ellas alternativamente. Incluso en un mismo párrafo es posible colocar o insertar más de una tabulación, pero de la misma longitud.

Establecer tabulaciones

Las tabulaciones permiten, por ejemplo, comenzar la primera línea de todos los párrafos en una misma posición, o pueden utilizarse para la creación de índices o para alinear en forma correcta cantidades con punto decimal. También tiene opciones que permiten rellenar el espacio del tabulador con líneas, puntos, etc. Para trabajar con tabulaciones:

  • Se seleccionan los párrafos en los que se desean establecer o cambiar tabulaciones.
  • Para establecer o cambiar la alineación de las tabulaciones, se hace clic repetidamente en el botón Alineación de las tabulaciones, situado en el extremo izquierdo de la regla horizontal, hasta obtener la alineación deseada.

Tabulación izquierda.
Tabulación centrada
Tabulación derecha
Tabulación decimal

En la tabla de la izquierda se pueden ver los cuatro tipos de Tabuladores que aparecen en la regla horizontal de Word.

 

Una vez seleccionado el tabulador, damos clic con el botón izquierdo del raton sobre la regla y con eso queda establecido el Tabulador. Repetimos el procedimiento en los intervalos que sean necesarios para obtener el resultado deseado. A continuación se muestra un ejemplo de las diferentes tabulaciones.

En este ejemplo podemos ver que la regla tiene seleccionado el Tabulador decimal que nos permite alinear números por su punto decimal. El siguiente es el tabulador Derecho que alinea el texto de derecha a izquierda. Enseguida tenemos el Tabulador centrar que centra el texto respecto a su posición en la regla y finalmente vemos el Tabulador que alinea el texto a la izquierda. Este es el tabulador que por defecto aparece en la regla escribir texto.

Eliminar o mover tabulaciones.

Para eliminar una tabulación o cambiarla de sitio, los pasos a seguir son:

  1. Se seleccionan los párrafos en los que se desea borrar o mover tabulaciones.
  2. Se sigue uno de estos pasos:
  • Para borrar una tabulación, de clic sobre el marcador de tabulación en la regla horizontal y arrástrelo hacia el área de trabajo.
  • Para mover una tabulación, de clic sobre el marcador de tabulación y arrástrelo hacia la derecha o hacia la izquierda en la regla horizontal hasta la posición deseada. Si lo arrastra fuera de la regla, en forma horizontal se elimina el marcador.

Establecer tabulaciones con caracteres de relleno

 

 Nos vamos a la ficha Diseño de página y luego elegimos el grupo Párrafo y aparece una ventana que es la misma que vimos anteriormente para establecer las Sangrías. En la parte inferior izquierda aparece la opción Tabulaciones… y cuando damos clic sobre la caja aparece el cuadro de diálogo que se muestra a la izquierda:

  • En Alineación elegimos el tipo de tabulación que vamos a emplear. La figura tiene marcada Izquierda.
  • En la caja Posición establecemos la distancia a la que hará la primera parada nuestro cursor. Damos clic sobre Fijar para que se coloque en el recuadro de abajo.
  • Nuevamente en Posición escribimos otra parada de tabulador y damos clic sobre Fijar. Así continuamos estableciendo los tabuladores. Se puede establecer un solo tabulador como en el caso de una lista y con Relleno se redefine un carácter de relleno.

 

 

 

Utlizando el grupo Párrafo de la ficha Configurar página podemos realizar el procedimiento tanto de establecer tabulaciones como de modificarlas o eliminarlas. Si no se requiere mucha precisión, entonces podemos utilizar el primer método ya mencionado, es decir, utilizando el ratón para marcar nuestras tabulaciones sobre la regla horizontal de Word.

En el ejemplo mostrado en la figura de la izquierda vemos una lista simple con un tabulador izquierdo, que tiene linea de relleno punteada.

Márgenes

Las opciones de márgenes permiten especificar el tamaño de la hoja que se utilizará. Los márgenes permanecen constantes sin importar el tipo de letra u otras opciones utilizadas en el documento. Un margen o una definición de márgenes no se tiene necesariamente que aplicar a todo el documento, ya que puede aplicarse a párrafos individuales u hojas completas. Un margen puede definirse como la distancia del texto en relación al tamaño del papel, mientras que la sangría es la distancia entre el inicio o final del párrafo respecto al margen del texto.

Establecimiento de márgenes

Existen varias posibilidades para establecerlos las cuales se describen a continuación:

  • Estando en el modo de presentación de diseño de página, dar clic en la regla en (A) y arrastrar para ampliar el margen derecho y en (B) para el margen izquierdo. El cursor toma la forma de una flecha con dos puntas al estar posecionado sobre la línea del márgen.


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