Formato y edición de texto, columnas estilo periodístico y combinación de correspondencia.

WORD 2007 (II)


FORMATO Y EDICIÓN DE TEXTO

Utilización del teclado

Además de la posibilidad de utilizar el ratón y las barras de desplazamiento, se puede mover el punto de inserción mediante el teclado. La siguiente tabla muestra un resumen de las acciones más útiles:

Al final de la línea

Fin

Al principio de la línea

Inicio

A la pantalla anterior

Re Pág

A la pantalla siguiente

Av Pág

Al final del documento

CTRL + Fin

Al principio del documento

CTRL + Inicio

Para moverse hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo utlizamos las teclas de dirección.

Para desplazarse a un lugar concreto del documento, podemos:

Hacer doble clic en la barra de estado sobre el número de página y aparece el cuadro de diálogo Ir a

Ir a la banda Inicio y seleccionar la opción Buscar y luego Ir a

Aparecerá un cuadro de diálogo, que nos permitirá ir a una página específica del documento, un número determinado de párrafos hacia delante o hacia atrás, etc.

Selección del Texto

Microsoft Word, al igual que la mayoría de las aplicaciones que funcionan bajo el entorno gráfico Microsoft Windows, está diseñado según el principio de "Primero Seleccionar, luego Ejecutar". Esto quiere decir que cuando deseamos hacer algo con el texto de un documento, primero deberá seleccionar el texto o porción de texto (ello indica a Word el sujeto sobre el que recaerá la acción a ejecutar), y luego una vez seleccionado el texto, lo que se hace es aplicar la orden (por ejemplo poner un subrayado).

Estos son los principales mecanismos de selección utilizando el ratón:

Para seleccionar

Acción

Un elemento o un fragmento de texto.

Existen dos métodos:

- Situar el puntero del ratón al principio del fragmento y arrastrarlo hasta el final del mismo manteniendo pulsado el botón del ratón

- Situar el punto de inserción al principio del fragmento, llevar el ratón hasta el final del mismo y hacer clic teniendo pulsada la tecla Mayúsculas (Shift)

Una palabra

Doble clic sobre la palabra

Una línea de texto

Clic en la barra de selección a la izquierda de la línea

Varias líneas de texto

Se arrastra la barra de selección a la izquierda de las líneas

Una frase

Dar CTRL + clic en cualquier lugar de la frase

Un párrafo

Doble clic en la barra de selección junto al párrafo o triple clic en cualquier lugar del párrafo

Varios párrafos

Se arrastra en la barra de selección

Documento completo

Triple clic en la barra de selección o elegir la opción Seleccionar todo del menú Edición. Otra opción es dar CTRL + E

Bloque vertical de texto

ALT + clic y arrastrar

La barra de selección está situada en la ventana del documento a la izquierda del texto y de arriba a abajo. Al pasar el ratón lentamente por ella, el puntero se convierte en una flecha apuntando hacia la derecha.

Mover, copiar y pegar

Como se mencionó en un principio, es posible introducir todo el texto, y luego hacer modificaciones sobre el mismo. Póngase por caso la realización de un artículo donde posiblemente el autor cambie a menudo el emplazamiento de párrafos e incluso figuras para variar el enfoque del mismo. Para efectuar este tipo de cambios se utilizan las opciones de cortar, copiar y pegar, que sirven tanto para texto como para gráficos y para cualquier elemento que se encuentre dentro del documento activo.

El acceso a estas opciones es a través de la banda Inicio.

En ningún momento aparece un botón específico para realizar la operación Mover, ya que la misma es el resultado de aplicar primero la opción de Cortar y luego la operación Pegar. A continuación se detallarán los pasos para efectuar este tipo de operaciones.

Los pasos para copiar son:

1. Seleccionar lo que se desea copiar con alguno de los métodos que hemos visto en el apartado anterior.

2. Seleccionar la operación Copiar (ya sea a través del menú Inicio o con la combinación CTRL + C).

3. Situar el puntero en la posición en donde se desea copiar.

4. Seleccionar la operación Pegar o utilizar la combinación CTRL + V

También se pueden duplicar elementos seleccionados manteniendo la tecla Ctrl y arrastrando con el ratón la línea de inserción punteada hasta el lugar deseado.

Los pasos para mover son:

1. Seleccionar lo que se desea mover con alguno de los métodos que hemos visto en el apartado anterior.

2. Seleccionar la operación Cortar.

3. Situar el puntero en la posición en donde se desea colocar.

4. Seleccionar la operación Pegar.

También se pueden mover elementos arrastrándolos con el ratón hasta el lugar deseado.

Se puede repetir la operación Pegar tantas veces como se quiera. También se permite Pegar en otro documento distinto al de origen, que sea de Microsoft.

Formato del Texto

Se consideran caracteres las letras, números, símbolos, signos de puntuación y espacios. Para cambiar la apariencia de dichos caracteres, se seleccionan y a continuación se le aplica uno o varios formatos de fuente.

Cuando se comienza a escribir un nuevo documento, el texto aparecerá con la fuente y el tamaño preestablecidos de Word. Si se desea cambiar hay que elegir nuevos formatos. Para cambiar los formatos de los caracteres que se encuentran en un documento, los pasos a seguir son:

1. Seleccionar el texto a modificar. Si no se selecciona ningún texto, el formato se aplicará al texto que escribamos a partir de la modificación.

2. Ir a la banda Inicio y elegir la fuente deseada.

Si damos clic sobre la opción Fuente de la banda Inicio nos aparece la siguiente ventana:

Donde:

Estilo de la fuente . Permite seleccionar la manera de escribir (negrita, cursiva, normal, etc.).

Tamaño . Especifica el tamaño de la fuente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm). La letra que está usted leyendo tiene un tamaño de 12 puntos. El tamaño se puede seleccionar de la lista que se despliega o indicarse manualmente.

Color . Permite elegir el color de los caracteres.

Fuente . Se selecciona el tipo de letra.

Subrayado . Aplica diferentes tipos de subrayado a los caracteres. Puede ser subrayado sencillo, subrayado doble, etc.

Efectos . Permite aplicar al texto características como sombra, tachado, etc.

Vista previa . Muestra el resultado de las opciones marcadas.

Fuentes

Las Fuentes son un conjunto de letras, números, símbolos y signos de puntuación que tienen un diseño particular. Las fuentes y tamaños que se pueden utilizar en los documentos dependerán de las fuentes instaladas en el sistema y de las disponibles en la impresora.

Columnas

Se verá cómo dar formato con columnas de estilo periodístico a todo un documento o bien a parte del mismo (en función del texto que se haya seleccionado). En las columnas de estilo periodístico, el texto fluye desde la parte inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente (como en un periódico). Las columnas pueden tener igual o diferente ancho. Para poder ver varias columnas en la pantalla de edición, se debe cambiar a Presentación de diseño de página.

Word también facilita la creación de columnas de estilo para catálogos u otros documentos en los que el texto se lee de columna en columna.

Crear columnas periodísticas

Para crear columnas periodísticas lo hacemos de la siguiente manera:

  • Presionar clic en el botón Columnas de la banda de opciones Diseño de página, seleccionando a continuación el número de columnas.
  • De la lista de opciones seleccionar Más columnas y nos aparecerá la siguiente ventana.

Donde:

  • Se establece el número de columnas deseado.
  • Se establece el ancho de las columnas.
  • Se indica si se aplica a todo el documento, o de aquí en adelante.
  • Si se quiere una línea física de separación.

Una vez seleccionadas las columnas iniciamos a introducir texto en ellas. El texto fluirá de una a otra columna.

Combinación de correspondencia

Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado es otro documento que contiene los datos del origen de datos diseñados según las definiciones de la plantilla.

La generación automática de cartas puede realizarse con distintas aplicaciones como precesadores de texto, bases de datos, hojas de cálculo o aplicaciones diseñadas específicamente para este fin. Términos como "cartas personalizadas", "mailmerge", "fusión de documentos", "mailing" "combinación de cartas", etc., son utilizados para referirse a este proceso.

El procedimiento para crear la Combinación de cartas es el siguiente:

Identificar las variables. En una carta se pueden apreciar palabras, números, nombres o frases que se convierten en variables, es decir que van a cambiar al momento de combinar la correspondencia, ya que los datos varían con cada destinatario, por ejemplo el nombre del destinatario, la dirección, el género, el cargo, la organización, la ciudad, el código postal, y otros datos más que podrían ser incluidos en una carta y muchos de ellos son específicos para cada destinatario.

Elaborar la base de datos. Se debe elaborar la base de datos es decir, debemos tener en un documento todas las variables que son factibles de ser incluidas en las cartas que se van a combinar, para este fin, se puede elaborar una base de datos en Excel de acuerdo al siguiente formato:

 

Se puede apreciar las siete variables definidas en la parte superior como título de cada columna, seguida de los datos de cada destinatario que serán combinados en las cartas. También se ha colocado una columna que se llama Número, y ésta contiene un número consecutivo que va a ser el número de oficio, que será diferente para cada destinatario y puede estar compuesto de números y texto.

Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con un nombre que identifique la lista de destinatarios.

Nuestra carta modelo podría ser la siguiente:

Podemos observar la colocación de los elementos que debemos insertar en el proceso de la Combinación de correspondencia. Debajo de la línea de saludo se tiene el cuerpo del documento y los datos del remitente, que serán constantes para todos los documentos que sean creados. Veremos como insertar los elementos en forma individual y en la posición deseada.

Ahora que ya tenemos los elementos básicos, procedemos a crear nuestra Combinación de cartas, y para ello seleccionamos el menú Correspondencia y ahí damos clic sobre Iniciar Combinación de correspondencia y de la lista que se despliegue, elegimos Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Paso 1

 

A continuación se escoge la opción Cartas que está primera en la lista y predefinida. Luego se debe dar un clic en la opción, Siguiente: Inicie el documento.

 

Paso 2

 

Luego se despliega un nuevo menú, con tres nuevas opciones, como la carta ya está lista se escoge la primera opción que está predefinida es decir: Utilizar el documento actual y a continuación se debe hacer un click en el menú inferior que dice:
Siguiente: Seleccione a los destinatarios.

 

Paso 3

 

En el nuevo menú desplegado se presentan tres opciones, al haberse realizado ya, la lista de destinatarios se escoge la primera opción es decir: Utilizar una lista existente.
A continuación se aprieta la opción Examinar…. y abrimos el archivo que contiene nuestra base de datos. Dar clic en Abrir y aparece la siguiente ventana:

 

 

La ventana Seleccionar tabla nos permite elegir una base de datos alojada en cualquiera de las hojas que contiene el Libro. Podríamos tener diferentes listas de destinatarios, alojadas en diferentes hojas dentro del mismo libro, y al aparecer la ventana Seleccionar tabla, selecionamos la hoja en la que está la lista que queremos utilizar. En el ejemplo se aplicó la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar.

A continuación se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista que se elaboró. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen errores. Después de revisarla, se da la opción Aceptar.

A continuación se elige la opción Siguente: Escriba la carta, que está en la parte inferior derecha del menú.

Paso 4

 

En el paso 4 nos aparecen 4 opciones. Aquí podemos emplear dos procedimientos para la colocación de los campos. La primera es colocando el cursor en la posición de los campos respectivos y luego dar clic sobre las opciones disponibles que son: Bloque de direcciones y Línea de saludo.

Para tener un mejor control de nuestros campos elegimos la opción Más elementos ...

Colocamos el cursor, en un espacio en blanco después de "Oficio No." y damos clic sobre Más elementos y nos aparece la siguiente ventana:

 

En la ventana Insertar campo de combinación aparece activada la opción Campos de base de datos, es decir son los campos que contiene el archivo de Excel que estamos utilizando.

Ahora damos clic en Insertar y se inserta el campo Número que asignará el número consecutivo a los oficios.

Si no vemos en la lista algún campo que esté contenido dentro de nuestra base de datos damos clic sobre Asignar campos... y lo configuramos para que aparezca en la lista. (ver Nota al final)

Después de Insertar el campo Número, cerramos la ventana y luego colocamos nuestro cursor en el lugar donde debemos insertar el Título, Nombre y Apellidos. Repetimos el procedimiento de cerrar la ventana cada vez que hagamos un cambio de renglón. Finalmente insertamos la Línea de saludo, si es que así se desea y si no se deja en blanco.

 

Al dar clic sobre Línea de saludo se abre la ventana que se ve a la izquierda y nos permite elegir el formato del saludo.

Una vez insertados los campos uno a uno nuestra carta modelo deberá tener este aspecto:

Una vez insertados los campos uno a uno nuestra carta modelo deberá tener este aspecto:

Recordar que todo lo que está escrito debajo de la Línea de saludo, permanecerá constante ya que es la información que haremos llegar al grupo de destinatarios de nuestra base de datos.

Una vez insertados los campos podemos insertar espacios entre campo y campo y también podemos darle formato al texto que aparecerá. Seleccionamos el campo y le asignamos tipo y tamaño de fuente, negrita o cursiva, etc.

Paso 5

Ya realizada la definición de campos se puede verificar los resultados de la combinación de cartas, seleccionando la opción Siguiente: Vista previa de las cartas, que se encuentra en la parte inferior del menú.


A continuación se puede verificar el resultado previo de la combinación de cartas con los datos del primer destinatario de la lista. Revisamos que los datos sean los esperados y que estén correcto ya que lo que aparezca en la vista previa aparecerá en todos los destinatarios. De esta manera queda el documento corregido y listo para la combinación final, seleccionando la opción Siguiente: Complete la combinación

 

 

Paso 6

De esta manera se despliega un nuevo menú en el que se detallan dos opciones Imprimir y Editar cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opción, Editar cartas individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.

Esto permite desplegar un nuevo menú que permite seleccionar el tipo de combinación de registros mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta.

Mediante la selección deseada, se puede observar el detalle de las cartas combinadas listas para su impresión final. En el ejemplo se selecciona Todos, seguido del botón Aceptar.

Al oprimir Aceptar se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas tal como se detalla en el ejemplo, que están listas para una última revisión final y su impresión. Este documento que se generá en este último paso es el que contiene todos los destinatarios y lo podemos Guardar para su uso e impresión posterior.

Nota: Si tienes Office XP te vas al menú Herramientas -> Cartas y correspondencia y la opción Asistente para combinar correspondencia. Seguir los pasos que son prácticamente los mismos que ya se describieron antes.

Nota: En el Paso 4 se hace mención que debemos utilizar Asignar campos... para configurar los campos que deben estar visibles cuando utilizamos la opción Bloque de direcciones para insertar automáticamente todos los campos que contienen nombre, apellidos y dirección.(En nuestro ejemplo se introdujeron uno a uno). Al dar clic sobre Asignar campos... aparece la siguiente ventana:

 

En la figura podemos observar que en la sección Requerido para el bloque de direcciones, algunos campos tienen la etiqueta (no coincide), esto nos indica que el campo no es visible o no existe en nuestra Base de datos. Para hecerlo visible en nuestra carta desplegamos la lista y elegimos el nombre del campo.

Aplicamos el mismo procedimiento para ocultar algún campo que no deseamos que aparezca e nuestra carta modelo.

 

 

 

 

 

 

 


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